Processo eletrônico em sete dimensões

Processo eletrônico em sete dimensões

Sabe aquele monte de papel empilhado nas organizações públicas com prendedores de plástico e capas de processo? Está com os dias contados. O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), criado pelo Tribunal Regional Federal da 4a Região, vem mudando essa realidade em setores do judiciário, legislativo e executivo há cinco anos.

Hoje são mais de 50 orgãos em todas as esferas governamentais com projetos em andamento, como Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel), Ministério da Defesa, Ministério do Turismo, Superintendência de Seguros Privados (SUSEP), Conselho Administrativo de Defesa Econômica (CADE), Prefeitura de São Paulo e Supremo Tribunal Federal.

Por meio de um acordo técnico de cooperação, o TRF cede o código-fonte da solução desenvolvida em tecnologia não-proprietária. Em contrapartida, as instituições apresentam um plano de adoção da plataforma. O protótipo inicial do projeto normalmente contempla uma área meio e depois passa para uma área fim, podendo começar também em duas áreas ao mesmo tempo.  Veja a seguir as sete dimensões do processo eletrônico:

1 – Inovação

O processo eletrônico quebra o paradigma de tempo e espaço, antes restrito ao trâmite físico do documento. No fluxo digital, o processo pode ter um ou vários documentos e a tramitação acontece simultaneamente em várias áreas. Todos os conteúdos ficam armazenados em uma base de dados, possibilitando trabalho colaborativo a distância e avaliação da produtividade por meio de controle estatístico.

2 – Cultura

Um processo eletrônico 100% inovador não se restringe apenas à dimensão tecnológica. Deve contemplar os níveis estratégico, tático e operacional num comitê-gestor multidisciplinar. Em paralelo, a instituição precisa formar multiplicadores e engajar os funcionários na mudança da cultura.

3 – Tecnologia

A opção por uma plataforma de gerenciamento eletrônico “open source” agiliza o início do projeto, eliminando custos de aquisição de uma solução proprietária e facilitando a integração com sistemas legados.

Recomenda-se também instalar uma solução de reconhecimento ótico de caracteres (OCR) no servidor da plataforma. Esse software faz a digitalização dos processos nos escaneres de produção. A contratação de uma empresa especializada nesse serviço dependerá do volume de arquivos físicos armazenados na organização.

Outros itens que merecem atenção na arquitetura tecnológica são os servidores, os bancos de dados (storages) e as estações de trabalho com dois monitores, um na posição vertical para o usuário ler o processo eletrônico e o outro para acessar os demais sistemas.

4 – Sustentabilidade 

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI) facilita a integração com sistemas legados da organização por meio de novos serviços, os webservices. No ambiente externo, o barramento de serviços viabiliza a “conversa” entre plataformas diferentes, como o sistema de processo administrativo eletrônico adotado pela Advocacia-Geral da União, o SAPIENS.

Mas a economia de recursos vai além da tecnologia da informação. Há redução na aquisição de papel e redução do espaço físico dedicado à armazenagem dos processos. Consequentemente, o valor do contrato do prestador de serviço que faz a gestão desses arquivos diminui, minimizando o impacto socioambiental.

5 – Segurança

O acesso à plataforma é feito por login, com autenticação em rede, ou por tokens, dispositivos semelhantes a chaveiros com senhas criptografas validadas por certificado digital. Há também as trilhas de auditoria, que permitem rastrear a navegação dos usuários e identificar quando o processo foi encaminhado, quem encaminhou e em qual data. Tudo de forma eletrônica.

6 – Protocolo

A porta de entrada em qualquer organização é o protocolo. Ele continua existindo no processo eletrônico, mas no lugar daquele caderninho onde o funcionário anotava o destino de cada documento ou processo, agora temos os escaneres para digitalizar os documentos e iniciar o fluxo de forma digital dentro do Sistema Eletrônico de Informações.

Fora da organização, o SEI “conversa” com o Protocolo Integrado, sistema que consolida uma base de dados com processos e documentos oriundos dos protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.

A classificação, temporalidade e destinação de documentos arquivados é feita conforme a tabela do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e a Lei de Acesso à Informação (LAI).

7 – Jurídico

A normatização externa passa pelo Termo de Cooperação Técnica e Termo de Adesão junto ao Ministério do Planejamento. Internamente recomenda-se editar uma portaria para o Comitê Gestor e uma minuta de resolução normativa, com posterior aprovação em reunião deliberativa.

 

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