Metodologia de implantação do SEI

Metodologia de implantação do SEI

Analisar os processos da organização é de fundamental importância na busca de maior efetividade na otimização dos processos com o uso do SEI.

Delimitação do Escopo


A alta administração define o escopo de implantação do processo eletrônico na instituição, determinando qual processo de negócio será contemplado e prazos a serem cumpridos.

De forma similar, define escopo e prazo para o piloto de implantação do SEI, conforme cronograma de implantação.

Preferencialmente, deve-se optar por escopo de piloto composto por processos de negócio com ganhos rápidos e redução de custos, auxiliando o convencimento e a sensibilização da alta administração e servidores sobre a importância da implantação em andamento.

Processos de negócio


Nesta etapa deve-se identificar nos processos existentes se há necessidade de melhorias nos fluxos de trabalho, traduzidos para o meio eletrônico.

Desta forma, recomenda-se o mapeamento dos processos de negócio e os produtos obtidos em cada etapa, possibilitando uma visão geral dos processos da organização para posterior diagnóstico. Isso indicará os pontos passíveis de ajuste e permitirá o redesenho mais adequado dos fluxos de trabalho da organização, em fase preparatória para a implantação do SEI.

Deve-se ainda elaborar o mapa de riscos da implantação do SEI na organização, identificando as ações para mitigar os riscos mapeados, conforme grau de criticidade de cada risco, de acordo com o  redesenho otimizado dos fluxos de trabalho da organização.

O redesenho otimizado dos processos faz parte da etapa inicial de implantação do SEI na organização. Poderá implicar na retirada e/ou inserção de artefatos produzidos pelos processos, de acordo com as otimizações propostas, assim como em ajustes daquelas unidades administrativas pelas quais os fluxos de trabalho seguirão.

Os seguintes itens do checklist abaixo poderão ser utilizados como parâmetro para buscar a melhoria e a agilidade dos processos que estão em fase de otimização:

a) eliminação de atividades relacionadas ao papel, como: recepção, registro, trâmite, carimbo, cópia;
b) eliminação de trâmites em níveis hierárquicos desnecessários;
c) recepção e envio eletrônico de documentos de atores externos;
d) redistribuição da força de trabalho com a virtualização do trabalho;
e) acompanhamento online pelos interessados no processo;
f) eliminação de outros sistemas e mecanismos de controle, como a utilização de vários sistemas departamentais ou planilhas para controlar o andamento de processos.

Gestão documental

 
A partir do redesenho otimizado dos processos de trabalho da organização envolvidos na implantação do SEI, deve-se buscar revisão dos procedimentos relacionados a cada processo, de forma a adequá-los à nova rotina de trabalho, que estará em vigor após a implantação do sistema  eletrônico. Os procedimentos revisados irão gerar impactos nas atividades de gestão documental da organização, que necessitarão de adaptações para adequação à nova forma de trabalho.

A gestão documental na organização deve se preocupar tanto com os documentos digitais quanto com os não digitais e buscar estratégias de trabalho que permitam o tratamento da informação independente do seu suporte.

É importante ainda prever mecanismo de contingência para quando o sistema estiver indisponível sem acesso. Definir modelos de formulário ou similares, não digitais ou digitais, são recursos alternativos que podem ser adotados, excepcionalmente, nestas situações.

Controle


Para maior garantia dos resultados obtidos com a otimização dos processos e revisão dos procedimentos, é importante prever uma etapa para avaliar o material produzido, a fim de comparar os cenários anteriores os atuais. Com isso, é possível propor constantes melhorias, em busca de uma versão estável dos processos e adequada à realidade da organização.

 

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